PRIVACYVERKLARING

Wanneer je op onze website actief bent of contact met ons opneemt deel je soms persoonsgegevens met ons. Wij gaan zorgvuldig met deze gegevens om en houden ons aan de hierbij geldende wet- en regelgeving. Deze wetten gaan over het bewaren en gebruiken van jouw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij je uit welke gegevens wij van je verzamelen en wat wij met deze gegevens doen. Deze privacyverklaring geldt voor alle interactie tussen jou en De Marketingmoolenaar, de manier van communicatie maakt daarbij niet uit.

De Marketingmoolenaar, gevestigd aan Gevers van Endegeeststraat 11 te Kampen is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens zoals vermeld in deze privacyverklaring. Je kunt vragen of opmerkingen betreffende jouw privacy versturen naar info@demarketingmoolenaar.nl.

Wat zijn persoonsgegevens?

Alle gegevens die iets over jou vertellen en gebruikt kunnen worden om jou te identificeren zijn persoonsgegevens. Denk bijvoorbeeld aan je naam, je contact- of adresgegevens en je BSN. Sommige van deze gegevens zoals etnische afkomst, geloof of een strafrechtelijk verleden zijn bijzondere persoonsgegevens. Wij verzamelen geen bijzondere persoonsgegevens.

Persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar

De gegevens van personen jonger dan 16 jaar welke door ons worden verzameld, zijn altijd met toestemming van zijn/haar ouder of voogd aan ons verstrekt. Als je ervan overtuigd bent dat wij persoonlijke gegevens van een minderjarig persoon hebben verzameld zonder toestemming van ouder of voogd dan kun je contact opnemen via info@demarketingmoolenaar.nl en dan verwijderen wij, indien mogelijk, deze informatie.

Wanneer verwerken wij jouw persoonsgegevens?

1.     Om je te kunnen helpen als je vragen hebt.

Wij helpen graag verder als je ergens tegenaan loopt of een vraag voor ons hebt. Je kunt ons bellen, e-mailen, een Instagram DM sturen of een formulier invullen op de website. Ook kan het zijn dat we je gegevens krijgen via een derden in verband met onze dienstverlening. Om je verder te kunnen helpen slaan we een aantal gegevens van je op. Op die manier weten we wie je bent en kunnen we ook bij het volgende contactmoment terugvinden waar we het over hebben gehad.

Als je vragen voor ons hebt dan slaan we de volgende gegevens van je op:

• Naam
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Jouw bericht

Wettelijke grondslag: gerechtvaardigd belang.

2.     Om offertes op te stellen en naar je te versturen.

Voordat we voor je aan de slag gaan sturen we je een aanbod of een offerte. Hiervoor slaan we de volgende gegevens van je op:

• A.W. gegevens
• E-mailadres
• Telefoonnummer

Wettelijke grondslag: gerechtvaardigd belang.

3.     Om een overeenkomst uit te voeren, afspraken met je te kunnen maken, locatiebezoeken te kunnen inplannen, de gemaakte content naar je toe te sturen, de gemaakte content te plaatsen op het platform en je na afloop een evaluatieformulier te kunnen toesturen.

Als je bij ons diensten afneemt dan wil je natuurlijk goed geholpen worden en ontvangen wat je hebt gevraagd. Wij slaan de volgende gegevens op voor het uitvoeren van een overeenkomst:

• N.A.W. gegevens
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Inloggegevens social media kanalen

Wettelijke grondslag: uitvoering van de overeenkomst.

4.     Om je te kunnen factureren & incasseren.

De door jou afgenomen diensten moeten natuurlijk ook betaald worden. Als een (tijdige) betaling uitblijft staan wij in ons recht een incassotraject te starten. In verband met facturatie & incasso slaan we de volgende gegevens van je op:

• N.A.W. gegevens
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Bedrijfsnaam

Wettelijke grondslag: wettelijke verplichting.

5.      Om je op de hoogte te houden van wijzigingen in onze dienstverlening.

Wanneer wij wijzigingen doorvoeren in onze dienstverlening, algemene voorwaarden, privacyverklaring of overige belangrijke zaken dan stellen we je hiervan graag op de hoogte. Als je hiermee akkoord gaat dan gebruiken wij de volgende gegevens om je in ons administratiesysteem te verwerken:

• Naam
• E-mailadres

Wettelijke grondslag: toestemming.

Cookies en vergelijkbare technieken die wij gebruiken

De Marketingmoolenaar gebruikt functionele en analytische cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan een website wordt opgeslagen op je computer, tablet of telefoon. Wij gebruiken cookies met een puur technische functionaliteit zodat de website werkt zoals bedoeld.

Daarnaast gebruiken wij analytische cookies zoals Google Analytics om het gedrag van onze bezoekers te kunnen bestuderen en aan de hand hiervan de website te kunnen verbeteren. Als we je toestemming nodig hebben om cookies te mogen plaatsen dan vraagen we je dit tijdens je eerste bezoek aan deze website. We verwijzen je daarbij ook naar onze cookie verklaring. Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat.

Gebruik van kunstmatige intelligentie

Wij gebruiken bij onze werkzaamheden kunstmatige intelligentie en andere geautomatiseerde hulpmiddelen, waaronder ChatGPT, Claude, Canva AI en Fathom. Wij gebruiken deze tools onder andere voor het verwerken en samenvatten van interviews, het controleren en verbeteren van teksten, beeldmateriaal, analyses en strategie.

AI wordt uitsluitend als ondersteunend hulpmiddel gebruikt. Wij blijven zelf verantwoordelijk voor onze werkzaamheden en controleren de output voordat deze wordt toegepast of met de klant wordt gedeeld. Wij nemen geen volledig geautomatiseerde besluiten die rechtsgevolgen hebben voor de klant.

Wij voeren zo min mogelijk persoonsgegevens en vertrouwelijke informatie in AI-tools in en anonimiseren informatie waar mogelijk. Soms is het voor de uitvoering van de opdracht nodig om persoonlijke of inhoudelijke informatie uit interviews, strategiegesprekken of klantteksten te verwerken.

De verwerking vindt plaats voor de uitvoering van de overeenkomst of op basis van ons  gerechtvaardigd belang. Wij kiezen onze AI-leveranciers en privacy-instellingen zorgvuldig en bewaren gegevens niet langer dan noodzakelijk.

Wanneer wij een AI-tool aan een klant beschikbaar stellen, is de klant zelf verantwoordelijk voor de ingevoerde informatie. Wij verzoeken klanten geen bijzondere persoonsgegevens of vertrouwelijke informatie van derden in deze tools in te voeren.

Doorgifte aan partners

Wij werken voor het uitvoeren van onze dienstverlening samen met verschillende leveranciers en partners. Deze leveranciers & partners zijn onder andere partijen die:

• Onze betalingen & incasso’s afhandelen (e-boekhouden, Plug&Pay, Mollie, iDeal|Wero, SEPA)

• Onze webhosting & e-mail verzorgen (Hosting discounter)

• Onze boekhouding verzorgen (Wicherson administratie)

• Onze online agenda verzorgen (Apple calendar)

• Onze e-mails versturen (Active Campaign)

• Onze online meetings verzorgen (Google Meets)- Onze kennismakingsvragenlijsten verzorgen (Google Forms)

• Onze interviews uittypen (interviewsuitgetypt.nl)

• Onze online trainingen hosten (Huddle)

• Onze AI tools (ChatCPT, Claude, Fathom)

• De overige software die wij gebruiken (Google, Safari, Office 365, Gmail, Capcut, Surfshark, WhatsApp, iCloud, Google Drive, Canva, LinkedIn, Meta, TikTok, Descript, WordPress, Lastpass, Notion, Combidesk)

  Wij gebruiken deze AI-tools uitsluitend voor de interne bedrijfsvoering en voeren hierin geen persoonsgegevens, bijzondere persoonsgegevens of vertrouwelijke klantinformatie in. Informatie wordt vooraf zodanig geanonimiseerd dat deze niet meer naar een individuele persoon kan worden herleid. De aanbieders van deze software kunnen gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte of gebruikmaken van servers buiten de Europese Economische Ruimte. Voor zover via een leverancier persoonsgegevens worden verwerkt, controleren wij of hiervoor een geldige doorgiftegrondslag en passende waarborgen bestaan, zoals een adequaatheidsbesluit, toepasselijke standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie en, waar nodig, aanvullende beveiligingsmaatregelen.

Doorgifte aan derden

In principe delen of verkopen wij jouw gegevens niet met personen of organisaties buiten De Marketingmoolenaar, behalve met partners zoals hierboven beschreven. Ook kan het zijn dat wij verplicht worden om je gegevens door te geven op grond van een wettelijke plicht.

De beveiliging van jouw gegevens

De Marketingmoolenaar heeft passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen genomen om je persoonsgegevens te beschermen tegen misbruik, onrechtmatig of ongeautoriseerd gebruik en verlies.

Alle partijen die jouw gegevens voor ons verwerken (subverwerkers) of in kunnen zien (denk aan medewerkers of inhuurkrachten) tekenen een verwerkersovereenkomst of geheimhoudingsverklaring. Deze overeenkomsten en bijbehorende gegevens worden bewaard voor de duur zolang wij samenwerken met deze partijen.

Hoe lang worden jouw gegevens bewaard?

Voor verschillende gegevensstromen hanteren wij verschillende bewaartermijnen. Natuurlijk heb je altijd het recht om ons te verzoeken je gegevens te verwijderen. Zie hiervoor ook het kopje “Jouw rechten”.

Persoonsgegevens:
Gegevens die je via e-mail, social media, telefoon, WhatsApp of het contactformulier met ons deelt, bewaren wij tot maximaal 2 jaar na ons laatste contact, tenzij hieruit een overeenkomst voortvloeit of de gegevens langer nodig zijn.

Klantgegevens en gegevens in verband met de uitvoering van de overeenkomst:
Gegevens die nodig zijn om de werkzaamheden uit te voeren, zoals contactgegevens en overige door jou aangeleverde gegevens, bewaren wij tot maximaal 2 jaar na afronding van de opdracht, tenzij een langere bewaartermijn noodzakelijk is.

E-mail:
E-mail ouder dan 2 jaar wordt verwijderd tenzij deze nog relevant zijn voor het uitvoeren van een overeenkomst of oplossen van een geschil.

Facturen, offertes en administratie:
Facturen, betaalgegevens en overige gegevens die onderdeel zijn van de administratie bewaren wij gedurende de wettelijke bewaartermijn van 7 jaar. Niet-geaccepteerde offertes verwijderen wij uiterlijk 1 jaar na het laatste contact, tenzij deze eerder niet meer nodig zijn.

Reviews:
Reviews bewaren wij totdat deze niet meer representatief zijn of totdat je een verzoek tot verwijdering indient.

Klachten:
Gegevens die nodig zijn voor de behandeling van een klacht bewaren wij tot maximaal 1 jaar nadat de klacht is afgehandeld, tenzij de gegevens langer nodig zijn in verband met een geschil.

Cookies, analytics en retargeting:
Gegevens die worden verwerkt via cookies, analytics en retargetingtools worden bewaard volgens de bewaartermijnen zoals ingesteld in de betreffende tools en zoals toegelicht in de cookieverklaring.

Nieuwsbrief:
Je kunt op ieder gewenst moment je gegevens zelf uit ons nieuwsbriefsysteem verwijderen.

Gemaakte content:
De door ons gemaakte content bewaren wij tot 2 jaar na ons laatste contact.

Jouw rechten

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren en te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om jouw toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door De Marketingmoolenaar. Ook heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van je persoonsgegevens sturen naar info@demarketingmoolenaar.nl. 

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij je een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je privacy.Indien je verzoek betrekking heeft op een cookie dan vragen wij je deze ook mee te sturen. We reageren zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken, op je verzoek. De Marketingmoolenaar wil je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Melden van een datalek

Wanneer er ondanks alle voorzorgsmaatregelen toch een datalek plaatsvindt dan houden wij ons aan de meldplicht datalekken en melden wij dit lek, mocht dit nodig zijn, binnen 72 uur na constatering bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Mocht je een datalek ontdekken dan vragen wij je vriendelijk dit zo snel mogelijk maar in ieder geval binnen 24 uur nadat je het lek hebt geconstateerd met ons te delen door een e-mail te sturen naar info@demarketingmoolenaar.nl. Wij kunnen dan direct actie ondernemen.

Aansprakelijkheid

Deze privacyverklaring heeft alleen betrekking op de persoonsgegevens die De Marketingmoolenaar verwerkt ten behoeve van de in deze overeenkomst besproken punten. De Marketingmoolenaar accepteert geen enkele verantwoordelijkheid of aansprakelijkheid voor (de werking en/of inhoud van) websites of diensten van derden.

Wijzigingen in deze verklaring

De inhoud van deze privacyverklaring kan op ieder moment worden aangepast door De Marketingmoolenaar om in te spelen op nieuwe ontwikkelingen op gebied van wet- of regelgeving of wijzigingen binnen ons bedrijf.

In ieder geval raden wij je aan deze privacyverklaring geregeld te raadplegen om op de hoogte te blijven van ons privacy beleid. Door na wijzigingen gebruik te blijven maken van de diensten van De Marketingmoolenaar ga je akkoord met deze wijzigingen.

Contact
Heb je verder nog vragen of opmerkingen? Dan kun je contact opnemen via de e-mail, info@demarketingmoolenaar.nl of per post:

De Marketingmoolenaar
T.a.v.: Loïs Moolenaar
Gevers van Endegeeststraat 11
8265 ZE Kampen

De Marketingmoolenaar is geregistreerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 77958578.
Versie: augustus 2026